Así que todo va a la perfección, pero ¿Cómo se da el salto de una pequeña empresa a una mediana empresa?

Daniel Callaghan es fundador de MBA & Company, que conecta a grandes y pequeñas empresas con profesionales altamente capacitados para el trabajo de proyectos nos dice que debemos expandirnos con cuidado. Puede ser que la demanda de sus productos o servicios sea fantástica, pero siempre existe el peligro de que simplemente este en el punto de no poder cumplir con los pedidos o brindar el nivel de servicio que esperan sus clientes.

Si no puede satisfacer la demanda, perderá clientes y, a su vez, la demanda se desplomará. Algunas pequeñas empresas descubren que pueden adaptarse a un mejoramiento, pero no pueden proporcionar un servicio con un estándar lo suficientemente alto, lo cual crea problemas con el servicios al cliente. La calidad realmente puede diferenciarlo de la competencia. Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de poder brindar el mismo servicio de calidad, ya sea que tengan 5 empleados o 500.

Un problema potencial es que la mayoría de las PYMEs no cuentan con sistemas o jerarquías concretos. Esto, por supuesto, está bien cuando tiene 12 miembros de personal, pero agrega 12 más al equipo y de repente necesitaras aclarar las líneas de comunicación e implementar la estructura y los procesos. También necesita que alguien compruebe que las personas están siguiendo estos procesos, algo que los propietarios de PYMEs suelen pasar por alto.

Si su objetivo al establecer una empresa es simplemente pasar el tiempo ósea un hobby y mejorar su calidad de vida, no debes sentirse tan presionado para seguir creciendo. Los emprendedores con grandes ambiciones trabajan las veinticuatro horas del día para alcanzar una altura vertiginosa, por lo que hacer crecer un negocio no es para los pusilánimes. Los negocios relacionados con el estilo de vida aún pueden ser lucrativos.

Pero si desea expandirse, tendrá que ceder parte de la responsabilidad en algún momento. Consulte con su contacto con regularidad, para mantenerse informado. Su experiencia no necesariamente se diluirá; le transmitirá su sabiduría. 

Por mi propia experiencia, muchos habrán encontrado que el tiempo es un gran problema. Si ya está trabajando con clientes, es posible que esté experimentando el acertijo que dice así: ya está trabajando a la máxima velocidad para satisfacer las necesidades de sus clientes y dando ese pequeño extra que dice que sus clientes se quedarán con usted o regresarán cuando necesitan algo. ¿Cómo se agregan más clientes sin trabajar 18 horas al día?

La respuesta a este problema son los minions... Seguramente hay tareas relacionadas con su trabajo que podrían realizarse con cualquier persona con conocimientos básicos. Subcontrate este trabajo y solo haga la parte que necesite su experiencia. Trabajar en equipo es la única forma en que una empresa  puede expandir su alcance y crecer.

Ajuste su precio para incluir el costo de su trabajo subcontratado. Por cierto, estas personas pueden ser pasantes universitarios, a quienes se les paga por su trabajo en créditos universitarios. Otra cosa que debe comprender es que estas personas ni siquiera necesitan presentarse en su oficina. Se ha convertido en una práctica común contratar personas fuera de su área que puedan hacer el trabajo virtualmente y simplemente trabajar en la nube o enviarle su trabajo por correo electrónico o fax.

Muchas empresas ahora están siguiendo la ruta de la contabilidad online, el utilizar alguna forma de hoja de cálculo se está convirtiendo en cosa del pasado.

Si está iniciando un negocio por cuenta propia, es probable que esté contando hasta los centavos. Por lo tanto, es posible que un gasto continuo, como pagar una suscripción a un servicio de contabilidad en línea, no sea lo principal en su lista de prioridades, especialmente si cree que puede mantener sus libros comerciales de forma gratuita en una hoja de cálculo. Pero una solución de contabilidad en línea puede ahorrarle tiempo y las tarifas que cobran los contadores. Si usted tiene en cuenta la redacción de sus hojas de cálculo todas las semanas, el cálculo de números y el trato con un contador, el tiempo y el costo involucrados se acumulan rápidamente.

Hay clientes que en la practica guardan sus recodificaciones en una serie de hojas de cálculo que fueron diseñadas para su uso personal. Ellos pueden tomarse varios días en sumar todo lo que les entra y sale de su cuenta bancaria, y así asegurarse de que la cantidad que ellos piensan que esta en su cuenta bancaria sea la correcta, porque ellos siempre ponen esas transacciones en varios libros de trabajo diferentes. Al cambiar esto por un pieza de software de contabilidad que sea simple y agradable el cual este diseñado especialmente para pequeñas empresas, al final de su primer año comprobaran que sus operaciones bancarias fueron precisas en tan solo cinco minutos. Los clientes ahorraran mucho dinero y su relación mejorara enormemente.

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD ONLINE

El gran mérito de la contabilidad online es la sencillez. ¿Pero a qué nos referimos cuando hablamos de sencillez? ¿Qué engloba este término?

Muchas cosas y otras más que mencionaremos a continuación:

• No tienes que ser un experto en contabilidad. Con un programa online completo, los informes de IVA trimestral, la cuenta de resultados, la gestión de los activos o el balance de situación se crean automáticamente.
• Ajuste automáticos en la tasas impositivas del gobierno, lo que reduce los riegos de error.
• Acceso universal desde cualquier dispositivo electrónico (ordenador, portátil, telefóno móvil o tablet). Sólo necesitas tener un navegador y conexión a internet.
• Actualización constante. Como no tienes que instalarte ningún programa, no tienes que preocuparte por ponerlo al día cada vez que haya una mejora. ¡Las mejoras se ponen al día automáticamente!
• Seguridad. Todos tus datos se almacenan en una nube (lo que se conoce como cloud computing). No tienes que hacer copias de seguridad y cargar con no sé cuántos discos duros o pendrives en el bolsillo.
• Información centralizada. En un mismo lugar llevas la facturación (online), el registro de gastos y pagos, tu cuenta bancaria, la cartera de clientes y productos, tus informes fiscales y contables, etc.
• Fácil de compartir. Tu asesor o gestoría puede acceder a toda tu información contable con un clic. Con lo que te ahorras desplazamientos, papeleo y más desplazamientos por el papeleo que has olvidado en el primer desplazamiento.
• Fácil de implantar y de usar. Aparte de que muchos programas están pensados para auténticos principiantes en contabilidad; también dispones de soporte telefónico y online.
• Más barato. No tienes que invertir en compra de sistemas ni servidores.
• Servicio inmediato. Sólo tienes que acceder con una cuenta de e-mail, una contraseña y empiezas a trabajar.

La idea y el plan de negocios son lo más fácil. Obtener el respaldo financiero, no tanto. Si su negocio puede administrarse sin pedir dinero prestado, esta podría ser una excelente manera de proceder (aunque depende en gran medida de qué tan bien podrá comenzar sin él y cuáles serán sus expectativas). Cuando intente tomar esta decisión, asegúrese de sopesar cuidadosamente las ganancias que podría obtener frente al riesgo que correrá. Si en algún momento por ejemplo llegara a necesitarse que se hipoteque su casa al banco para recaudar el dinero, ¿Podrá sobrevivir si todo se vuelve adverso?

Vale la pena hacer una investigación básica sobre los diferentes tipos de financiamiento disponibles en el mercado. La financiación empresarial se divide en dos categorías: deuda y capital.

La deuda es, en resumen, pedir dinero prestado que se reembolsará con el tiempo con intereses. El capital es financiación proporcionada por usted o sus inversores y no tiene que reembolsarse como tal (aunque los inversores suelen esperar algún tipo de rendimiento).

La relación de deuda a capital se denomina apalancamiento, y los términos altamente orientado o altamente apalancado significan que la empresa tiene una mayor proporción de deuda en comparación con el capital.

Los bancos y las compañías financieras ofrecen una variedad de financiamiento de deuda, incluidos sobregiros y préstamos. Un sobregiro es un servicio de préstamo vinculado a una cuenta existente y está diseñado para ayudar con las necesidades de préstamos a corto plazo. Vale la pena tener en cuenta que un banco puede exigir el reembolso total de un sobregiro en cualquier momento (aunque si mantiene los pagos y su calificación crediticia es estable, entonces es poco probable). Los sobregiros generalmente se acuerdan por seis a doce meses y luego se renueva por negociación.

Los sobregiros también suelen ser más rentables que las tarjetas de crédito, porque el interés solo se paga sobre la cantidad prestada con un margen superior a la tasa base.

La mayoría de los bancos ofrecen préstamos comerciales: una gran cantidad de dinero reembolsable durante un período acordado. Obviamente, estos son mejores que los sobregiros y pueden ser más rentables si el interés es fijo (generalmente en préstamos medianos). Las tarjetas de crédito comerciales funcionan de manera similar a las tarjetas de crédito personales y son una forma útil de ayudar con el flujo de efectivo (si se administran correctamente). La ventaja de la financiación de la deuda es que no tiene que ceder una participación en su negocio a un prestamista, y su obligación es solo devolver la cantidad prestada, con intereses, por lo que si se convierte en un multimillonario, no tendrás que hacer algunos cálculos matemáticos deprimentes sobre cuánto menos obtendrás. Otra cosa a considerar es que los pagos de intereses pueden ser deducibles de impuestos.

Una gran iniciativa financiera para empresas más pequeñas es la financiación de facturas, una forma de liberar efectivo de las facturas generadas. La cantidad de dinero disponible puede crecer automáticamente a medida que aumentan las ventas. Cómo funciona es que envía facturas a una empresa de factoraje, que adelanta un porcentaje acordado previamente del monto de la factura. Luego, la empresa de factoraje cobra el pago del cliente una vez que vence y le devuelve el saldo. Del mismo modo, el descuento de facturas (donde usted mismo cobra los pagos) está dirigido a empresas más grandes con una facturación mucho mucho mas grande (millón).

Es posible que desee hacerlo completamente solo, pero nunca subestime el poder de los consejos correctos. Dentro de cualquier PYME, invertir en consultoría o asesores externos es siempre una consideración seria. Cualquier gasto de capital debe tener un impacto positivo en el negocio casi de inmediato. Si bien la mayoría de las empresas tienen una amplia gama de habilidades dentro del equipo de liderazgo, siempre habrá áreas especializadas o, de hecho, puntos ciegos que necesitan una consideración cuidadosa, así que identifíquelos temprano y sea honesto y abierto sobre dónde necesita buscar asesoramiento. No caiga en la tentación de confiar únicamente en su red más cercana. Confiar en asesores externos con los problemas o inquietudes más profundos de su empresa siempre es abrumador y, a veces, pueden exponerlo, pero buscar, encontrar y relacionarse con los mejores asesores que pueda pagar es siempre la opción más inteligente.

Y tampoco se oponga a la idea de ir buscar directamente la ayuda de personas que estén en la cima. La naturaleza humana dicta que nos gusta fundamentalmente ser respetados y necesitados, por lo que probablemente encontrará que incluso las personas más importantes o de alto perfil disfrutan que las consulten o les pidan su opinión: no se deje intimidar por la estatus o el perfil; se sorprenderá de cómo muchas personas quieren ayudarlo a tener éxito, ya sea pagado o no.

Una vez que haya pedido ayuda, es fundamental que la escuche. Esté dispuesto y listo para seguir los consejos que le den, cuando ponemos nuestro corazón y alma en un negocio, puede ser difícil escuchar críticas o puntos de vista desafiantes. Trate de ver esas opiniones como un regalo para llevar su negocio más lejos, más rápido.

A veces, los consumidores y sus clientes serán sus mejores consultores. Escuche lo que le piden e incorpórelo a sus planes comerciales. Como pequeña empresa, tiene el lujo de tener contacto directo con su audiencia, así que asegúrese de beneficiarse de esto tanto como pueda. Además, asegúrese de hablar con otros líderes empresariales dentro de su industria: el espíritu de camaradería puede romper los límites competitivos.

Si está pagando por un consultor externo, tenga claro el informe y cómo va a medir su impacto. No caiga presa de ser un alguien que va añadiendo progresivamente modificaciones sutiles a lo largo del camino. Sea absolutamente claro en su solicitud y expectativas desde el principio.

Podría valer la pena crear una junta asesora. Aunque la idea pueda parecer grandiosa, puede ser una forma inteligente de atraer asesores o inversores. Esto no tiene por qué ser tan difícil como parece. Podrías solo tener cuatro reuniones al año, concertadas con antelación y con un límite de tiempo. Podrías atraer a algunos de los mejores cerebros de la industria de la publicidad para que se sienten juntos e impartan sabiduría valiosa, lo que podría tener un impacto muy positivo en sí.